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皆さんは「名刺」について深く考えたことはありますか?

 

名刺は今後仕事に取り組む上で非常に重要なコミュニケーションツールで、

この名刺で何かしらの失敗やミスをしてしまうと相手に大きなマイナスイメージを植え付けてしまいます。

 

そうならずに済むように一通り「名刺」について綴っていきたいと思います。

名刺をぞんざいに扱ってはいけない理由

ビジネスにおいて、挨拶・接待・飲み会など、使う機会はとても多いです。

名刺は基本、

 

  • 会社名
  • 連絡先
  • あなたのフルネーム

 

が記載されています。

 

あなたに関しての情報がしっかりと記載されているという事は、

「あなたとあなたの会社の分身」と言っても過言ではないくらいの存在でもあるのです。

 

そのため、例え紙切れだとしても、ぞんざいに扱ってはいけせん。

折り曲げたり、無くしたり、汚したりしてもいけないのです。

 

なぜなら、その行為は「あなた自身」・「あなたの会社」を貶したり、バカにしたり、

殴ったり、叩いたりするのと同じようなものだからです。

 

・・・という事は、相手に渡された名刺にも同じことが言えます。

 

もし渡した「名刺」を破られたり、ゴミ箱に入れられたら、相手はどう思うでしょうか?

「私と私の会社を舐めているのか!」と強い憤りを感じる事でしょう。

 

名刺を受け取るという事は、相手の分身をいただく事そのものです。

だからこそ、名刺は心して、丁寧に扱う必要があるのです。

 

相手の名刺を取り扱う際の基本動作

 

名刺は必ず「名刺入れ」等のそれ専用のケースに保管しましょう。

 

この際、パンパンに太った名刺入れをチラつかせる事の内容に気を付けます。

恰好悪いですし、名刺をテキトーに管理してるんだなぁと思われてしまいます。

 

  • 交換する際は立ち上がって受け取ること
  • 両手で私、両手で受け取ること
  • 胸の位置で扱うこと
  • 受け取った後も気を抜かないこと

 

名刺を大切に扱うという事は、その人を大切にする事でもあります。

その事を忘れないでおきましょう!

 

初顔合わせの際に必ず行う「名刺交換」は、これからお付き合いして

いただくための「重要なご挨拶」で、あなたの事を知っていただき、

尚且つ相手の事を知るための場です。

 

ビジネスシーンにおいては、非常に大事なシーンでもあります。

名刺交換の場となると、ついつい「名刺を渡す事」ばかりに

意識が集中してしまい、他の事がおろそかになってしまうことがありますが、

本来の目的はあくまでも、挨拶とあなたを知ってもらう事です。

 

名刺はそのためのツールです。そのことを忘れず、名刺交換をしましょう!

 

名刺交換をする時の声はハッキリと明瞭に

 

相手にしっかり聞こえる様に、明るい声で明るく名前を名乗るのはもちろん、

難しい読み方の名前や間違われやすい名前の場合は、少しゆっくりめで名乗る

ようにすると、スムーズに事が進んでいきます。

 

これからお付き合いを始める方への敬意を持って行いましょう

上でも言いましたが、名刺交換は必ず立って行いましょう!

 

この際、カバンなどの荷物を持ったままの名刺交換は非常に失礼な行為なので、

小さな荷物であっても、いったんおいて、交換しましょう。

 

小さいものは椅子の横もしくはイスの背に大きなものは足元におきましょう。

名刺交換の手順

 

基本的な名刺交換の要領は次の通りです。

 

渡す際の要領

 相手が来る前に男性はスーツの内ポケット、女性はバッグから名刺入れを取りだし、渡す準備をする。

 

2 名刺が自分のものか、汚れていないかを確認します。この際、自分のではなく、

  他の方に貰った名刺を間違って出してしまう人もいるので気を付けましょう。

 

3 相手がいらしたら名刺を持って立ち上がり、名刺を相手に向けて胸の高さに掲げます。

 

 名刺が相手の胸の高さに行く様に、胸を少し上げ、両手で名刺を差し出します。

 

 相手の目を見て、会社名・名刺を名乗ります。

  「はじめまして。私、○○商事の○○とと申します。よろしくお願いいたします。」

 

受け取る際の要領

 相手が名乗り、名刺を差し出されたら、「頂戴いたします」と一言添えて、自分の名刺入れの上に

  相手の名刺を乗せるように両手で受け取ります。

 

2 受け取ったら、会釈をします。この際、頂戴した相手の名刺を自分の胸より下げてしまわないよう、

  軽く押し上げるような感じでOKです。

 

 相手の会社名、名前を復唱して確認します。

  「○○会社の○○様でいらっしゃいますね。こちらこそよろしくお願いいたします。」

 

 席に着いたら、名刺入れの上に頂いた名刺を置きます。この際、雑に扱う事がないよう注意しましょう。

  名刺入れは輪になっている方が正面となるので、こちらを相手側に向けましょう。

 

 

どんな名刺入れを選ぶべき?

「名刺入れ」は社会人の必須アイテムで、定期入れや財布から名刺を出すのは失礼

なので、専用の名刺入れは必ず用意しておくべきです。

 

ただ、名刺が折れたり曲がったりしない様に入れるためのケースである、「名刺入れ」。

どの様な名刺入れが一番無難なのでしょうか?

 

 

名刺入れには、上質な革製、金属製のハードディスクのものなど、

いろいろなデザインや機能のものがあります。

 

吟味して、アナタの好みに合ったものを選びましょう。

革製品なら、カバンや靴とコーディネートすれば、「お!センスいいな!」と好感度を上げる事ができます。

 

人の目に着くものですので、ハデなデザインやキャラクターものはできるだけ避けましょう。

できるだけシンプルで慎ましい柄のものを使った方が無難です。

 

あくまで「名刺交換」の場にふさわしいものをチョイスしましょう。

もちろん仕事で使うものですので、ムリに個性を演出する必要はありません。

 

自分の名刺と、頂いた相手の名刺が混ざってしまわないよう、

収納部分が分かれているものが便利です。

 

そのため、仕切りがあり、二層以上になっているものがオススメです。

入れる場所が一カ所しかないと、頂いた名刺と自分の名刺が混在し、

うっかり人の名刺を渡してしまう事になりかねません。

 

同時に複数の人と名刺交換する機械が多いようなら、フタ付きの物にしておきましょう。

 

名刺の入れ方

スムーズに交換するには、入れ方にちょっとしたコツがあります。

それは、名刺入れに、上下逆さまで入れておく事です。

そうすれば、スムーズに相手に読める向きで差し出す事ができます。

 

もし相手が先に渡そうとしたらどうすれば?

初めて会う相手だけに、交換のタイミングが合わないこともあります。

そんな時は、スムーズに対応できるように、以下の要領で切り抜けましょう。

 

名刺交換で先に出す人の決まり

 

名刺交換の決まりとして、名刺を先に出すのは、次のような立場の人です。

 

  • 訪問した側から
  • 目下の者から
  • 紹介された者から

 

あなたが訪問したのであれば、あなたから先に名刺を差し出すのがマナーです。

上司が部下を連れて訪問した場合は、上司→部下の順で名刺交換をします。

 

目上の人に先に出されたからといって受け取ってしまう行為は、

「私の方が目上で立場も上です。エッヘン」と言っているのと同じですので、

あまり良ろしくはありません。

 

ただ、出された名刺を受け取らず、負けじとこちらが出すのもスマートでは

ありません。

 

もし万が一相手から出されてしまった場合は、慌てず取り乱さず、

相手の名刺をお受けしてから、お詫びの言葉を添えて、自分の名刺を渡せばOKです。

 

相手から名刺を出された場合の対処要領

 

  1. 「お先に頂戴いたします」ここで相手の名刺を受け取ります。
  2. 「申し遅れました。私、○○会社の○○と申します。よろしくお願い致します。」ここで自分の名刺を渡します。

 

こうすれば、スマートな名刺交換になります。

 

「よろしくお願いします。」とお辞儀をしながら、

同時に名刺を交換する「同時交換」も多く行われます。

 

その場合は、右手で自分の名刺を差し出しながら、

相手の名刺を左手の名刺入れの上で受け取りましょう。

 

自分の名刺を相手が受け取ったら、

素早く相手の名刺に右手を添える事を忘れないでください。

 

あなた「私、○○会社の○○と申します。」

相手「私○○商事の○○でございます。」

二人同時「よろしくお願いいたします。」

 

 

相手が複数人だった場合

 

複数の方と名刺交換する事も、時には訪れてきます。

ですが、一対一での時のようにじっくり名刺交換するのでは、

時間がかかりすぎてしまいます。

 

そんな時は、名刺入れを上手く使って交換するとよいでしょう。

以下の要領を参考にしてください。

 

 

 名刺交換を始める前に、人数分の名刺を名刺入れから取り出しておきます。

2 名刺入れの下に重ねて持ちます。

 1枚とって、最初の人と交換します。

 名刺入れの上で受けた相手の名刺は、名刺入れのフタを開けて仮で入れておきます。

5 名刺入れの下から、次の1枚を取り出し、2番目の人と名刺交換をします。

 いただいた名刺は速やかに、フタの内側にある最初の人の名刺の上に重ねます。

 

 

この際、名刺入れの上で、頂いた名刺をどんどん重ねていくのは、先にいただいた方に対して

とても失礼になるので避けましょう。

 

なお、自分の名刺交換が終わったからといって、勝手に座ってしまうのもいけません。

座るのは、訪問先の人に、「どうぞおかけください。」と促されてからです。

 

お声が掛からなかった時は、全員が座るのを待ってから、「失礼します」と

一声かけて座りましょう。

 

また、応接室があまり大きくなかったり、人数が多かったりすると、

ついテーブル越しに名刺交換してしまいたくなりますが、これもNGです。

 

名刺交換は単なる受け渡しではなく、信頼関係を築くものです。

心の通い合う、出会いの場にしていきましょう。

 

受け取った名刺はどうするべき?

 

「失礼します」と言って座ったら、テーブルの手前側に名刺入れを置き、

その上に名刺を置きます。

 

これは、名刺入れを座布団替わりにする事で、相手に敬意を払う意図があります。

こうしながら、面談、打ち合わせが済むまで、このままの状態にしておきます。

 

また、面談中は「○○部長、この件はこれでいかがでしょうか?」などと、

できるだけ相手の名前を呼び掛けるようにすると、

相手が自分の名前を憶えてくれたことを感じてくれるため、好印象です。

 

人は、自分の名前を呼ばれると、承認欲求が満たされ、相手に好感

を抱くものなのです(´^ω^`)

 

相手が複数、それも4人、5人といて、名刺が多くなってしまう時は、

座っている並びに合わせ、頂いた名刺を並べておきましょう。

こうしておけば、途中で名前を忘れてしまっても、すぐに確認できるからです。

 

またこの時、多すぎるからと言って、勝手にしまわない様にしましょう。

頂いた名刺は、相手がしまうまで出しておくのが基本だからです。

 

名刺をしまう行為は、「それでは、そろそろこの辺で切りあげましょう。」

というサインの様に見えてしまいます。

 

訪問先での商談の場合は、相手が

 

  • 「それでは」
  • 「そろそろ」

など、終わる旨を口にしたら、しまいます。

 

この際、名刺入れに名刺をしまう前に、名刺を両手で持ち、おでこのあたりで

再度、「頂戴いたします」という仕草をし、

名刺をいただいたこと、お時間を割いていただいたことへの感謝を示しましょう。

 

また接待の場等、お店で名刺を交換した場合は、その場ですばやく相手の肩書と

名前を覚え、会釈して名刺入れにしまいましょう。

お料理が運ばれてくるテーブルに名刺を出しておき、

うっかり汚してしまっては失礼です。

 

どんな場面であっても、名刺は相手そのものであるという意識をしっかり持って、

最後まで気を抜かず、大切に扱いましょう。

自社での商談で、次のアポイントの時間が迫ってきているなどして、

そろそろ切り上げたいと思った時は、何気なく名刺入れを手に近づけることで、

「そろそろ時間です」という事を示す事ができます。

 

 

もし万が一名刺を落としてしまったら

名刺を上手に渡そうと緊張するあまり、自分の名刺を落としてしまうという失敗を

してしまう事があります。ビジネスマナー研修時にも、よく見かけるシーンです。

 

そんな時には、まずは焦らず、気持ちを落ち着かせて体制を立て直しましょう。

そして、「大変失礼いたしました。緊張してしまいました。」と、

素直にお詫びし、新しい名刺を差し出しましょう。

 

謙虚に誠意を示す事が大切ですので、

絶対に冗談やユーモアで茶化すことはしないようにしてください。

 

もちろん、落ちた名刺を拾ってお渡しするのもやってはいけません。

お客様に失礼なので絶対しないでください。

 

その時にはまず、「大変申し訳ございませんでした。」と低調にお詫びする

ことが大切です。

 

すぐに拾って、両手で名刺の汚れを払い、胸より高く掲げ、

一瞬動作を止めて、「頂戴いたします」としっかりとした口調で丁寧に述べましょう。

 

万が一失敗しても、そのあとの丁寧な対応でリカバリーできます。

ですので、慌てず落ち着いて事を進めましょう。

ちなみに、落としてしまった自分の名刺を、大切なお客様の名刺と一緒に入れるのは失礼です。

必ず、別にしまいましょう。

 

名刺入れの外側にポケットがあるなら、拾った名刺はそこに入れるとよいでしょう。

 

うっかり名刺を切らしてしまったら

 

  • うっかり名刺を切らしてしまっていた
  • 名刺を持ってくるのを忘れていた

 

こういう時、物凄く焦りますよね・・・

 

この時ばかりはどうやったって、「名刺がない!」という事実は変えようがありません。

だからといって、「名刺切らしちゃいました。すいません。連絡先はこちらです。」

 

とメモに書いて渡すのはNGです。

 

こんな事にならないよう、あらかじめ確認してあるかどうかを確かめておくことが大切です。

出かける際には、名刺をチェックし、必ず10~15枚は入れておきましょう。

 

ただし、パンパンに入れておくのはみっともありません。

忘年会や新年会、大勢の人が参加する会議など、たくさんの人と名刺交換する事が

分かっている場合は、予備を別に持参しておき、頃合いを見計らって名刺入れに補充しておきましょう。

 

万一、出先で切らしてしまったら、

「あいにく、名刺を切らしております。大変申し訳ございません。」

お詫びし、相手の名刺を頂戴します。

 

そして帰社後、すぐに一筆手紙を添えて、自分の名刺を郵送しましょう。

その際、会社がらみの割引券やキャンペーンのご案内があれば、一緒にやるとよいでしょう。

 

2~3日経ってしまうと、相手も忘れてしまいますし、忘れた頃に届くようでは、

相手は、自分を大切にしていないのだな、と感じてしまいます。

 

迅速な対応で好感度アップも図れます。

失敗をチャンスに変えれるのはあなた次第ですので、頑張ってください(´^ω^`)

 

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